Итак, техники. Вы читали книгу «Магия утра»? Почитайте, в ней Хэл Элрод подробно объясняет, как «первый час дня определяет ваш успех». Он описывает важность медитации, визуализации своих желаний, физической зарядки, небольшой саморефлексии и прочей настройки мозга на созидательное и конструктивное. Это работает.
Сам процесс личного дейли-планирования у меня выглядит так:
1. Утреннее планирование начинается с черновика. Который иногда приходит с прошлого дня — если у меня хватило энергии его составить. В понедельник и вторник, как правило, у меня есть заготовки недельного планирования (делаю наброски в выходные), а вот в четверг-пятницу я уже строю планы с нуля. И разгребаю то, что на неделе накопилось.
2. Дальше — календарь. Там стоят встречи, примерно 6 в день. У большинства моих коллег встреч сильно меньше. В любом случае, все встречи нужно перебрать и внести в план на день — в виде задач, которые ты хочешь решить. Это позволяет сделать так, чтобы ты управлял календарем, а не он тобой. Кстати, при постановке задач какая-то встреча может внезапно отмениться, если станет понятно, что она не очень-то и нужна.
3. Затем приходит время большого планировщика. Он есть почти у каждого из нас: CRM, Bitrix, JIRA, Trello, Pyrus — любая глобальная система корпоративного планирования больших задач. Там стоят сделки, таски разработки, большие и малые дела на день. Для многих из нас именно этот планировщик определяет задачи на день.
У меня таких сервисов 4 (для разных проектов — свой), но пробежать по задачам получается достаточно быстро. С этими планировщиками есть «проблема масштаба»: среди недельных задач есть и большие, и маленькие. Но сегодня делать нужно не все: на вопрос «Что делать прямо сейчас?» они не отвечают.
Например, иногда приходится ставить сводную задачу «сделать 5 звонков по открытым Битрикс-сделкам», а иногда нужно декомпозировать из задачи ту ее часть, которую необходимо было сделать «уже вчера». Важно: здесь понимания объема в стиле «сегодня я могу и успею сделать вот столько, а закончу потом» нет, в этих планировщиках «грядка задач» не заканчивается никогда.
4. А еще есть малый планировщик. Если есть. У меня периодами это Тудуист, Майндмеп идей, а иногда просто Google Таблицы. Там я формирую бэклог идей, задач, мыслей, и у меня в этих сервисах постоянно рождается среднеуправляемый хаос. Что объяснимо: поддержка настоящего, дотошного getting things done на всех уровнях в Todoist — не мой «конек».
Как стратегия планирования — это неплохо, а вот как инструмент «переброса» мыслей из головы — просто отлично. Но успевать разбирать входящие, обозначать приоритеты и не накапливать хлам уже не получается. Слишком много всего. Поэтому самое важное и то, что «действительно собираешься сделать сегодня», периодически выгружается в Дейли.
Как это работает в TeamCheck? Я открываю приложение, запускаю день, у меня появляется первая задача: «Сделать план на день». Далее я пробегаюсь по артефактам, описанным выше, и создаю реальный план на день из 7−15 задач. После этого я закрываю задачу «Сделать план на день», система радостно мигает зеленым, а мои коллеги получают сигнал о том, что я на месте и приступил к штурму новых вершин. Все это занимает минут 15 максимум.
Что интересно: если делать то же самое классическим Scrum-стендапом, то может и полтора часа уйти. Если вам это знакомо и если вас это тоже бесит, напишите мне — поговорим о том, как оптимизировать свой день.
Что дальше? После того, как я «запустился», начинаю смотреть планы на день моей команды. Подробности — в следующей серии. Не пропустите.