Кейс агентства 31: как с помощью Teamcheck создать систему постановки задач внутри команды, сократить ежедневные синхронизации и повысить рабочий настрой.
Привет! Меня зовут Антон Коченевский, я основатель агентства интернет-маркетинга 31. Компании 6-ой год, за это время мы сменили несколько систем планирования и уже почти 3 года мы работаем в Teamcheck
Как было раньше
За время работы в маркетинге я работал в разных командах и сервисах ведения задач. Чаще всего это были Asana и Trello. Последний стал как родной: в нем происходило планирование крупных проектов, контент-планы, базы знаний и прочее прочее.
Безусловно Trello были первооткрывателями канбан-подхода в планировании. Они сделали так, что миллионы людей по всему миру начали двигать яркие стикеры-карточки по столбцам, словно в сериале "Кремниевая долина".
скриншот из 6 серии 1 сезона сериала "Кремниевая долина"
Маркетинговым агентствам особенно круто работать по методу канбан-доски. Всегда есть процессы, воронки и "узкие горлышки".
Уже более крупные агентства веб-разработки зачастую переходят на более сложные системы типа JIRA, но нам полностью подходило решение с Трелло.
Как у нас работает сейчас
Но в 2021 году на глаза попался сервис Тимчек. В то время в агентстве было 6 ребят: маркетологи, дизайнер и верстальщик. Мы занимались несложными сайтами, контекстной рекламой и поисковой оптимизацией.
Мы придумали собственную систему формулировки задач. Название клиента + двоеточие + название задачи. И с таким незамысловатым подходом работали до последнего времени.
У нас десятки проектов, и такой подход максимально подходит под наши процессы.
Уже более крупные агентства веб-разработки зачастую переходят на более сложные системы типа JIRA, но нам полностью подходило решение с Трелло.
Как у нас работает сейчас
Но в 2021 году на глаза попался сервис Тимчек. В то время в агентстве было 6 ребят: маркетологи, дизайнер и верстальщик. Мы занимались несложными сайтами, контекстной рекламой и поисковой оптимизацией.
Мы придумали собственную систему формулировки задач. Название клиента + двоеточие + название задачи. И с таким незамысловатым подходом работали до последнего времени.
У нас десятки проектов, и такой подход максимально подходит под наши процессы.
Главная зацепившая "фича" сервиса, которой не видели у других - отображение статуса работы коллег. Если статус человека зеленый или желтый - можешь смело писать ему по рабочим вопросам. Если человек еще не начал работу (нет цвета) или уже закончил (красный), мы стараемся придерживаться личных границ и не беспокоить друг друга в нерабочее время, если задача или вопрос терпит до следующего рабочего времени.
Хоть мы и часто работаем офлайн, но эта фича просто спасает команду от вопросов "а ты сейчас работаешь" или "а что ты сейчас делаешь?". Статусы зеленый, желтный, красный максимально интуитивно понятны.
В нашей команде все молодые, средний возраст 23 года. Можно сказать "зумеры". А опыт показал, что это поколение совершенно иначе относится к личным границам. И работа в Тимчеке очень сильно снимает негатив от надоедливых вопросов "что ты сейчас делаешь" и вообще "работаешь сейчас?". Зумеры очень ценят это.
Нельзя умолчать про то, что новичкам ставить старт и паузу работы удается не сразу. Нужно привыкнуть. Обычно уходит не больше недели для привычки.
Кстати, мы рассчитываем зарплату по часам "оттреканым" в Тимчеке. Считать часы довольно удобно. Ждем функциональность подсчета за период :)
Кстати, мы рассчитываем зарплату по часам "оттреканым" в Тимчеке. Считать часы довольно удобно. Ждем функциональность подсчета за период :)
Также хочу выделить момент эмоционального контакта с сотрудниками. Подсев на удаленку с пандемии и 2020 года мы в большинстве своем стали такими "удаленными работягами", что за этим часто теряется человечность и простые банальные правила: спроси как у другого дела, настроение. Поддержи его в задачах, и даже в личных.
Каждый сотрудник закрывая смену ставит оценку своего эмоционального состояния. Так мы постоянно следим за настроением коллег, спрашиваем когда видим провалы, такие как на скрине ниже.Читаем статусы по дням. Это позволяет проще заводить "смол-толк", когда есть с чего начать разговор.
Что изменилось после релиза в декабре 2023
В декабре 2023 в Тимчеке появился MVP (минимальный работоспособный продукт) канбан-досок. Аналог того, что было в Трелло!
Сказать, что это долгожданное обновление - ничего не сказать.
Сказать, что это долгожданное обновление - ничего не сказать.
Мы давно хотели иметь доски для каждого клиентского проекта и получили их :)
Теперь стало очень просто заносить все запланированные задачи на месяц и наглядно видеть где есть проблемы со сроками или "узкими горлышками".
Теперь стало очень просто заносить все запланированные задачи на месяц и наглядно видеть где есть проблемы со сроками или "узкими горлышками".
Каждая задача созданная в досках отображается и в прежнем режиме Фокус. Но вот созданная в Фокусе в доски не идет. Предполагается, что это личная, не относящаяся задача к проектам. Или спонтанная быстрая задача.
Столбцы создаются такие, какие вам нужны под конкретный проект, классический подход статусов “Идеи”, “Сделать”, “В работе”, “На согласовании”, “Выполнено”. А вот пример доски, где чуть другой подход к столбцам.
Вместо заключения
Многие сервисы, которые развиваются много лет имеют исчерпывающий функционал. Тимчек же удобен тем, что ты не боишься каждое утро заходить в него и как будто запускать космический корабль с сотней тумблеров, переключателей и кнопок. Могу сказать что, пользуясь Тимчеком, вы не будете испытывать тревожность и когнитивную нагрузку. А разве не это важно в наше время?
Тимчек — это бумажный самолетик в мире планировщиков задач. Легкий, всем понятный и простой.
